Trucos y consejos para digitalizar tus facturas

LEGÁLITAS IMPULSA  

En el proceso de transformación digital que debe llevar a cabo cualquier empresa, la digitalización de facturas es uno más entre los pasos importantes que se han de tener en cuenta. 

En el proceso de transformación digital que debe llevar a cabo cualquier empresa, la digitalización de facturas es uno más entre los pasos importantes que se han de tener en cuenta. De hecho, en ocasiones los responsables del negocio no son conscientes de los recursos -tanto de tiempo como de esfuerzo humano- que conlleva la contabilidad, la emisión y la recepción de facturas cuando se realiza de forma manual.

Por ello, la correcta automatización de estos procesos puede aportar no solo un importante ahorro de costes y tiempo invertido, sino que también ayudará en el cuidado del medio ambiente y la reducción de la huella de carbono que las empresas han de tener en cuenta como parte de su responsabilidad social corporativa. A esto hay que añadir el hecho de que supone un avance dentro de las tareas cuando se opta por el teletrabajo, modalidad cada vez más habitual en el campo laboral.

Detalles sobre la digitalización de facturas

Así pues, lo primero que se debe apuntar es que para llevar a cabo la digitalización de facturas es recomendable contar con un sistema de gestión documental que se adapte a las necesidades de la empresa. Gracias al mismo, además de poder contar con un formato electrónico cómodo y responsable con el entorno, se consigue cierta flexibilidad para:

  • Envío rápido de facturas.
  • Control más exhaustivo de facturas en formato electrónico.
  • Almacenamiento y recuperación de documentos.
  • Automatización de flujos en contabilidad y procesos documentales.
  • Disponer de la factura certificada digital válida para la Agencia Tributaria.

Consejos para digitalizar las facturas

Por otro lado, también conviene apuntar los siguientes pasos que ayudarán a digitalizar las facturas:

  • Escanear facturas del último año para tenerlas en cuenta de cara a futuras acciones. En el caso de algunos sistemas de gestión documental incluso se podrán leer algunos datos e incluso integrarlos en el sistema de contabilidad.
  • Crear una plantilla o varias (dependiendo de la tipología de facturas) que se pueda utilizar cada mes en el momento en que se vayan a emitir las diferentes facturas.
  • Organizar cada factura por mes y año para poder acceder a ella fácilmente
  • En el caso de no disponer de un sistema específico que facilite esta labor, es importante contar con carpetas que permitan identificar el tipo de cliente, de proveedor o de actividad de la factura. Para ello, el nombre de cada carpeta habrá de seguir siempre el mismo patrón identificativo.
  • Usar un formato homologado que sea aceptado por la Agencia Tributaria. Esto deberá consultarse en cada caso pero los más habituales son los siguientes: PDF, TIFF, JPEG, PNG, ISO 19005.
  • Crear procesos de facturación con la digitalización, como es el caso de la comunicación automática y los avisos relacionados.
  • Tener una firma electrónica que pueda incluirse en las facturas siempre es recomendable.
  • Revisar de forma recurrente los documentos. Aunque se creen procesos automatizados es necesario revisar que todo está funcionando correctamente para evitar problemas en el futuro que puedan descuadrar la contabilidad total de la empresa.

Ventajas de la digitalización de facturas

Finalmente, además de las ventajas antes referidas sobre el ahorro de tiempo y dinero, existen otro beneficios de la digitalización de facturas que se apuntan a continuación:

  • Contribuye en el proceso de transformación digital de las empresas.
  • Facilita el teletrabajo, la rapidez e incluso la higiene en tiempos como los actuales, en los que la pandemia sigue presente.
  • Mejora el proceso de contabilidad y de ahorro de costes de personal, además de aumentar la motivación de los empleados al reducir tiempo en tareas repetitivas.
  • Aumenta la productividad y eficiencia, permitiendo que los trabajadores puedan dedicarse a otras tareas.
  • Se ahorra espacio gracias a la reducción del almacenamiento de papeles.
  • Permite editar y añadir o modificar datos de forma ágil.
  • Amplía la posibilidad de añadir un diseño corporativo incluido en cada factura de forma sencilla.
  • Permite realizar comparativas según temática o periodo de tiempo.
  • Facilita la accesibilidad a datos de forma rápida y sencilla


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