Este intervalo en el que se cierra el ejercicio fiscal es la forma que tiene la administración para sellar la información económica de la sociedad y asegurar que no se manipulan los números en un futuro. Así pues, resulta importante conocer tanto los plazos como otros detalles si se desea cumplir con estas obligaciones.

Plazos de presentación de cuentas anuales

Tomando como fecha habitual el día 31 de diciembre para finalizar el ejercicio, las empresas deben tener en cuenta los siguientes plazos para legalizar los libros contables:

- 31 de diciembre: cierre del ejercicio.

- 31 de marzo (máximo de 3 meses): formulación de las cuentas anuales.

- 30 de abril (máximo 4 meses): legalización del libro contable

- 30 de junio: aprobación de cuentas anuales. - 30 de julio: presentación de las cuentas anuales y depósito en el registro mercantil.  

¿Quién debe legalizar el libro oficial?

Respecto a las empresas y sociedades que tienen la obligación de legalizar sus libros contables, cabe señalar que hay tres grupos obligados a hacerlo: los empresarios individuales que lleven a cabo actividades empresariales no profesionales pero estén sujetos al IRPF; las cooperativas que trabajan y operan en su comunidad autónoma, y las sociedades mercantiles inscritas en el Registro.

En cambio, los profesionales, las sociedades civiles, las comunidades de bienes, las herencias yacentes y las cooperativas estatales no podrán legalizar sus libros en el Registro Mercantil.

Cómo presentar el libro contable 

En la actualidad, los libros contables deben presentarse mediante vía telemática obligatoriamente, tal y como se establece en la Ley 14/2013, del 27 de septiembre. En el pasado los dos modos de hacerlo era en papel (encuadernado y con las páginas numeradas) y mediante soporte magnético (almacenado en un CD). 

Esa vía telemática se realiza a través de la página web www.registradores.org. Para poder hacerlo, se debe descargar el programa Legalia, y además cumplir los siguientes requisitos: contar con uno de los certificados reconocidos (firma digital) válidos para poder llevar a cabo el envío y abonarse como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Eso sí, en caso de una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por esta vía mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, los libros para la contabilidad pueden presentarse en otro formato:

• Se debe utilizar uno de los soportes de almacenamiento de datos más habituales del mercado.
• Los ficheros han de cumplir los requisitos técnicos especificados.
• Se debe presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético acompañada de una relación de los libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada. 

Tipos de libros oficiales

Como se ha apuntado, los libros contables reflejan la actividad económica diaria de la empresa. En este sentido, existen diferentes tipos dependiendo de la función que cumplan:

• Libro diario: para registrar la contabilidad del día a día.
• Libro de Actas: al menos todas las sociedades deben realizar una Junta General Ordinaria para aprobar los resultados del ejercicio anterior. En este caso el libro recogerá el Acta de la reunión o reuniones que realice la sociedad.
• Libro de Inventario y Cuentas Anuales: debe contener balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el Patrimonio Neto, así como el estado de flujos de efectivo y memoria.
• Libro de registro de socios o acciones: para registrar la compra o venta de participaciones o acciones en la sociedad si se hicieran.
• Libro de registro de del socio único en el caso de sociedades unipersonales. contratos.

En este punto, cabe señalar que según la Ley General Tributaria, los libros deben conservarse durante cuatro años, plazo máximo para que prescriba el derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria mediante liquidación. 

Como ocurre con todos los temas relacionados con la contabilidad, es recomendable que las empresas cuenten con los mejores profesionales para cumplir con cualquiera de sus obligaciones sin ningún atisbo de preocupación, pudiendo así centrarse en su negocio.

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