No cabe duda de que definir un presupuesto es una de las tareas más complicadas que existen, sobre todo cuando se trata de un negocio que acaba de comenzar, ya que implica adelantarse a los acontecimientos con algunas certezas pero una gran dosis de incertidumbre.

Sin embargo, saber poner el precio adecuado al trabajo es algo muy importante, y más cuando hay otros socios, empleados o proveedores que dependen de él. Por lo tanto, el presupuesto indicará algunos aspectos como: dinero necesario, tiempos de costes, impuestos…

Y si bien es cierto que a medida que un proyecto o empresa evolucionan se repetirán diferentes partidas presupuestarias que harán más fácil el trabajo, siempre hay que tener en cuenta y recordar algunas claves para definir un presupuesto de manera adecuada y que no termine siendo un ejercicio frustrado.

Elaboración de un presupuesto

Así pues, existen diferentes claves esenciales para definir un presupuesto, las cuales vamos a apuntar a continuación:

Planificación del presupuesto

Antes de definir el presupuesto habrá que tener en cuenta qué tipo es. Por ejemplo, si se tratará de un presupuesto interno para conocer los costes de la empresa o si, en cambio, estará dirigido a un determinado cliente. Se recomienda también establecer en este punto inicial los objetivos y plan de acciones de la compañía o del proyecto, establecer tiempos para llevarlas a cabo y definir prioridades de las diferentes partidas del presupuesto.

Todo esto habrá que ordenarlo en una hoja de cálculo tipo Excel o en un documento que puede servir de base para ir mejorándolo en el futuro. Por supuesto, si el presupuesto va a entregarse al cliente, se deberá cuidar su presentación ya que mostrará el perfil de la empresa.

Definir el flujo de caja  

Es necesario tener en cuenta los ingresos y los tiempos en los que entran y salen. Además, se deberá conocer en todo momento el patrimonio real de la empresa. De lo contrario, el presupuesto puede incurrir en errores fatales para el devenir de la empresa

Tener en cuenta los gastos

Para llevgar a cabo cualquier actividad relacionada con el presupuesto se deben tener presentes los gastos mensuales, tanto fijos (sueldos, alquileres, seguros…) como variables (dependiendo por ejemplo del nivel de producción). Además, es recomendable clasificarlos según su tipología.

Asimismo, habrá que sopesar cuáles serán los posibles imprevistos que puedan surgir y cómo habrán de ser afrontados.

Anotar los ingresos actuales y futuros

Otra de las claves para definir el presupuesto pasa por anotar la financiación con la que cuenta la empresa para poner en marcha el proyecto, así como los beneficios que se tienen en la actualidad y los que se quieren obtener con la nueva actividad que se va a iniciar.

Asignar recursos

Cada objetivo definido al comienzo del presupuesto se asignará a un área específica de la compañía de manera que se dotará de los recursos necesarios para atender su tarea asignada.

Revisar presupuesto

Es recomendable contar con un asesor o una gestoría online que esté capacitada para revisar los presupuestos (sobre todo los iniciales) y optimizarlos. En el caso de que se establezca un presupuesto anual, se deberá revisar de forma recurrente para corregir cualquier cambio o imprevisto y reajustarlo tras una comparación con los resultados mensuales.

Tipología de presupuesto

Como se ha apuntado con anterioridad, el estilo de presupuesto difiere mucho si es interno o si es externo (para cliente). En ambos casos conviene saber lo siguiente:

Presupuesto de la propia compañía

Algunos de los tipos más habituales que se pueden realizar en el seno de una empresa, son los siguientes:

• Ventas: presupuesto a futuro para conocer la previsión de ventas de los próximos años dependiendo de la curva de demanda.
• Administrativo: necesario para estimar los recursos básicos con los que se cuenta en cada departamento.
• Financiero: uno de los más importantes, ya que permite conocer el estado económico de la compañía a través de su flujo de caja.
• Producción: permite saber cuál es la capacidad de recursos para responder a la demanda actual y futura.

Presupuesto de cliente

Por otra parte, para elaborar un presupuesto de cliente conviene incluir los siguientes elementos básicos:

• Datos de la empresa o proveedor: nombre, razón social, NIF, domicilio fiscal e información de contacto
• Datos del cliente: nombre, CIF/DNI, domicilio, datos de contacto...
• Número de presupuesto.
• Concepto: elementos del producto o servicio prestados (partidas), horas de trabajo, recursos y otros detalles de justificación del presupuesto que serán necesarios para que el cliente entienda el porqué de la inversión.
• Fecha de vigencia del presupuesto
• Importe: base imponible más impuestos y total del presupuesto sumando todas las partidas.
• Pago: formas de pago, número de cuenta y la información necesaria para que se realice.