Nueva regulación de la llevanza de los libros registros obligatorios en el IRPF

KPMG Impulsa

En líneas generales, todas las empresas están obligadas a mantener una serie de libros oficiales que permitan un seguimiento cronológico de todas sus operaciones. La normativa contable, mercantil y fiscal regula, respectivamente, los diferentes tipos de libros y sus requisitos formales.  

No obstante, en este artículo nos dedicaremos únicamente al estudio de la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que, a mediados de julio de 2019, el Ministerio de Hacienda ha publicado -derogando la regulación anterior- con el objeto de que se aplique a las anotaciones registrales correspondientes al ejercicio 2020 y siguientes.

Por tanto, la nueva regulación contiene las obligaciones de llevanza de libros registros por parte de empresarios y profesionales personas físicas, contribuyentes del IRPF, salvo respecto de aquellos que estén obligados a llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio (los que realicen actividades empresariales de carácter mercantil en régimen de estimación directa). 


Novedades en la llevanza de los Libros Registro IRPF Obligatorios

La gran novedad que se introduce es la necesidad de que en las anotaciones en los libros registros de ventas e ingresos y de compras y gastos se haga constar el Número de Identificación Fiscal (NIF) de la contraparte de la operación. 

  • Además, se refuerza y concreta la posibilidad de que estos libros puedan ser compatibles, con las adiciones necesarias, como libro fiscal de otros impuestos que así lo prevean, por ejemplo, los requeridos en el IVA.

  • También se prevé que la Agencia Tributaria publique en su página web un formato tipo de libros registros para prestar asistencia en el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales registrales y ofrecer seguridad jurídica y certeza sobre el contenido mínimo de los libros. 

Libro registro obligatorios

    Libros registros en actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad simplificada del método de estimación directa, o en la modalidad normal cuando la actividad no tiene carácter mercantil:

    Los contribuyentes que desarrollen este tipo de actividades empresariales estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:
            
     - Libro registro de ventas e ingresos
     - Libro registro de compras y gastos
     - Libro registro de bienes de inversión

    Quienes fuesen titulares de diversos establecimientos situados en el ámbito de aplicación del impuesto podrán llevar, en cada uno de ellos, estos libros registros, en los que anotarán por separado las operaciones efectuadas desde dichos establecimientos, siempre que los asientos resúmenes de éstos se trasladen a los correspondientes libros registros generales que deberán llevarse en el domicilio fiscal.

    Libro registro en actividades profesionales

    Los contribuyentes que desarrollen actividades profesionales cuyo rendimiento se determine por el método de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades (normal o simplificada), estarán obligados a la llevanza y conservación de estos libros registros:

    - Libro registro de ingresos

    -  Libro registro de gasto

    - Libro registro de bienes de inversión

    - Libro registro de provisiones de fondos y suplidos

    Libros registros en actividades empresariales cuyo rendimiento se determine mediante el método de estimación objetiva

    Los contribuyentes que desarrollen este tipo de actividades empresariales cuyo rendimiento se determine mediante el método de estimación objetiva estarán obligados a la llevanza y conservación de los siguientes libros registros:

    - Libro registro de bienes de inversión

    - Libro registro de ventas e ingresos

    Libros registros de las entidades en régimen de atribución de rentas

    Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas llevarán unos únicos libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con sus socios, herederos, comuneros o partícipes.

    Tipos de registro formales de los Libro registro obligatorio

    La nueva regulación prevé una serie de formalidades, respecto a cómo deberán realizarse las anotaciones registrales, entre las que destacan las siguientes:

    - Claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras, totalizándose, en todo caso, por trimestres y años naturales.

    - Expresión de los valores en euros. 

    - Si los libros son llevados por medios electrónicos o informáticos se deberán (i) conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos; y (ii) facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

    Si no son llevados en formato electrónico será válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros mencionados en el apartado anterior.

    - Los contribuyentes y entidades que realicen varias actividades deberán llevar libros independientes para cada una de ellas. 

    - Las operaciones deberán estar asentadas en los correspondientes libros registros antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados (el día 20 de los meses de abril, julio, y octubre y el día 30 en el caso del mes de enero).  

    No obstante, las operaciones efectuadas por el sujeto pasivo respecto de las cuales no se expidan facturas, deberán anotarse en el plazo de 7 días a partir del momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos, siempre que este plazo sea menor que el señalado en el apartado anterior.

    - En el libro registro de facturas recibidas deben anotarse las facturas en el orden en el que se reciban y dentro del periodo impositivo en que proceda efectuar su deducción. 

    - La rectificación de las anotaciones registrales debe efectuarse inmediatamente que se advierta algún error u omisión por parte de los empresarios o profesionales al efectuarlas.

    - Obligación de conservación durante el plazo máximo de prescripción y puesta a disposición de la Administración tributaria de facturas y demás documentos acreditativos de las operaciones anotadas en los libros registros, cuando sean requeridos al efecto.


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