Desde KPMG Impulsa, te contamos todo lo que necesitas saber para emitir facturas electrónicas y el procedimiento a seguir.  

¿Qué son las facturas electrónicas?

Una factura electrónica es igual que una factura en papel, con la única diferencia de que está en formato electrónico. La factura electrónica, al igual que la de papel, tiene una serie de efectos legales y obligaciones en cuanto a contenido, ya que es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.  

¿Cómo se regulan las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas se encuentran reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Aquí se indican las normas que deben cumplir las facturas electrónicas y de papel.  

Todas las facturas electrónicas deben garantizar una serie de cosas:    

• Que la factura sea legible.
• Que el origen sea auténtico.
• Que el contenido de las facturas es original y no se ha modificado.

Además, en cuanto a la autenticidad y la integridad, hay varias formas de que estas queden garantizadas: Con la firma electrónica avanzada y basada en un certificado reconocido.

• Con un intercambio electrónico de datos EDI.
• A través de otros medios que los interesados comuniquen a la Agencia Estatal de Administración Tributaria siempre y cuando esta lo haya validado.
• A través de controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.   

¿Qué pasos se necesitan para emitir facturas electrónicas? 

A continuación te contamos qué pasos son necesarios para emitir facturas electrónicas. 

• Tener el documento preparado: lo primero que hay que hacer es cumplir con las normas del Reglamento de Facturación. En el documento hay que indicar Factura, fecha, número correlativo, identificación fiscal de ambas partes y una descripción y valoración de los productos o servicios que se han usado. Finalmente, añadir los impuestos y el total a pagar.
• Elaborar el soporte digital: para realizar las facturas electrónicas, hay que contar con una aplicación o software que dé la posibilidad de crear un documento con los datos necesarios. Lo recomendable es usar un formato estandarizado como es el PDF.
• Añadir la firma electrónica: para facilitar la autenticidad del documento, es importante añadir la firma electrónica.
• Conseguir el consentimiento del cliente: una vez preparada la estructura tecnológica, hay que conseguir el consentimiento del cliente.
• Forma de expedición: lo que más suele utilizarse a la hora de expedición, es el correo electrónico. Otra opción es subir las facturas a una web y que los clientes entren mediante su cuenta.
• Guardar los registros realizados: es obligatorio contar con libros de registro y guardar la copia o una plantilla. 

¿Qué tipos de facturas electrónicas existen? 

Existen dos tipos de facturas:

• Facturas en formato estructurado: tienen los datos y los sistemas de información pueden generarlas automáticamente. Ejemplo: lenguaje XML.
• Facturas en formato no estructurado: suelen ser imágenes, por lo que necesitan una intervención manual para introducirse en los sistemas informáticos del receptor. Ejemplo: ficheros PDF.   

Ventajas de las facturas electrónicas 

Las ventajas de contar con las facturas electrónicas son: 

• Reducir los ciclos de tramitación y cobro.
• Disminuir los errores humanos y el espacio para el almacenamiento de datos.
• Quitar los costes de impresión y envío postal.
• Ayudar a eliminar el fraude. Favorecer a modernizar la economía y el desarrollo de la Sociedad de la Información.
• Ayudar a tener un acceso más rápido y fácil a las facturas guardadas.  

Como ves, las facturas electrónicas son la mejor opción para autónomos y pymes, ya que se trata de un sistema sencillo para enviar a sus clientes las facturas al momento. Gracias a la tecnología, se ayuda en la agilización de procesos, disminuyendo así el tiempo y el papeleo.

En KPMG Impulsa contamos con una serie de servicios adaptados a las necesidades de nuestros clientes, ya sean PYMES, autónomos, fundaciones o emprendedores. Contarás con un gestor personal que te guiará en el día a día de tu negocio.