¿Plazos de las sociedades para presentar las cuentas anuales de cada ejercicio?

Toda entidad con personalidad jurídica tiene la obligación de presentar Cuentas Anuales, a excepción de las sucursales, que podrán presentar las Cuentas de la matriz y no tendrán (en principio) obligación de presentar las suyas propias.

La periodicidad del depósito es anual, cuyo plazo será 6 meses más 30 días desde la finalización del ejercicio.

Previo al depósito de las Cuentas Anuales, las mismas deben formularse y aprobarse:

• Formulación: El órgano de administración de la sociedad tiene un periodo de tres meses a partir del cierre del ejercicio para la formulación. Las sociedades que tengan que auditar las CCAA, deben hacérselas llegar al auditor para que puedan elaborar el informe de auditoría correspondientes.
• Aprobación: Los socios tienen 6 meses desde la finalización del ejercicio para aprobar las CCAA, es decir, 3 meses desde la formulación. 

¿Cuáles son las sanciones por no cumplir esta obligación?

En el Real Decreto Legislativo 1/2010, en su artículo 283, encontramos desarrollado el régimen sancionador en el cual se indica que el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido las cuentas anuales, dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros. Sin embargo, cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros, el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

En el supuesto de que las cuentas anuales hubiesen sido depositadas con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

Las infracciones mencionadas con anterioridad prescribirán a los tres años.

Por otro lado, el Real Decreto 2/2021 en su disposición undécima, establece los criterios para determinar el importe de la sanción atendiendo a los límites ya establecidos en el artículo 283 del TRLSC:

• La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
  
  
• En caso de no aportar la declaración tributaria señalada, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
  
  
• En caso de que se aporte la declaración tributaria y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fueran mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.” 

Refuerzo en el control de incumplimientos

Con el objeto de incrementar el control sobre los incumplimientos en la obligación de depósito de las cuentas anuales, se desarrolló un método de colaboración entre la Dirección General de los Registros y del Notariado (“DGRN”) y el ICAC, mediante las siguientes normativas:

• Disposición Adicional Novena de la Ley 22/2015, que regula la colaboración entre la Dirección General de los Registros y del Notariado (“DGRN”) y el ICAC. Esta colaboración se concreta en la obligación de la DGRN de remitir al ICAC, en los meses de septiembre y marzo, una relación de las sociedades que han presentado las cuentas anuales para su depósito en los seis meses anteriores. A tales efectos, los registradores mercantiles remitirán la información de su registro a la DGRN en los meses de agosto y febrero.
  
  
• Instrucción de la DGRN de 9 de febrero de 2016, cuya Instrucción Quinta establece, para dar cumplimiento a la obligación de colaboración entre la DGRN y el ICAC, que en los meses de agosto y febrero de cada año el Colegio de Registradores remitirá a la DGRN, en formato electrónico, una relación alfabética de las sociedades que hayan depositado sus cuentas en los seis meses precedentes, acompañadas, entre otros datos, del informe de auditoría y, en su caso, de la notificación de la calificación defectuosa del registrador, pues ésta se considera relevante a efectos de instruir adecuadamente el expediente sancionador.

Este deber de colaboración entre el DGRN y el ICAC, implica un control más estricto sobre la obligación de depósito de las cuentas anuales por parte de las sociedades mercantiles, así como la posibilidad de una efectiva aplicación del régimen sancionador por parte del ICAC al tener todos los datos actualizados en tiempo y forma.

Desde KPMG hemos trabajado en esta nueva realidad, y para ello, hemos desarrollado la herramienta TAP for Annual Accounts, una herramienta a través de la cual ponemos a disposición de nuestros clientes nuestros TAX BOTS, enfocados, en este caso, a potenciar una gestión eficiente del proceso de preparación y presentación de las cuentas anuales, incluida la memoria, así como de los Libros Oficiales.

Gracias a TAP for Annual Accounts, tenemos la capacidad de:

1. Automatizar el proceso completo que da cumplimiento a la obligación de presentación de Cuentas Anuales y Libros Oficiales, desde la preparación de las memorias en base a plantillas, hasta la presentación automatizada de los documentos en el Registro Mercantil.

2. De esta manera, se asegura linealidad en los criterios y formatos aplicados en todos los documentos que componen dichas obligaciones mercantiles.

3. Y adicionalmente, la herramienta permite una monitorización del status de cumplimiento, a través de informes dinámicos e interactivos. 

En conclusión, TAP for Annual Accounts es una solución integrada en Tax Automation Platform, que ofrece un ecosistema web enfocado a incrementar la eficiencia en el proceso de cumplimiento de Cuentas Anuales, liberando tiempo de las funciones financieras y administrativas de las compañías, y minimizando riesgos asociados al incumplimiento de estas obligaciones mercantiles.