13/02/2017 6 MINUTOS

¿Qué libros debe llevar una empresa por razones fiscales?

En este artículo nos dedicaremos al estudio de los libros exigidos por la normativa tributaria (libros fiscales).

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Todos los libros fiscales no tienen una forma única de ser elaborados, ni deben ser legalizados o depositados ante ningún registro, si bien han de estar a disposición de las autoridades fiscales en todo momento si se solicitan:

En relación con el Impuesto del Valor Añadido (IVA)

El IVA es el impuesto que exige mayores cargas formales en cuanto a llevanza de libros. Los sujetos pasivos del IVA están obligados a llevar una contabilidad precisa que permita determinar el IVA repercutido y el IVA soportado. Para ello, deben registrar todas las operaciones que se realicen conforme a unos plazos de liquidación y pago del impuesto, que se establecen en la normativa fiscal. Cuatro son los libros obligatorios bajo este impuesto, aunque sólo dos lo serán con carácter general. Además, si se tributa bajo determinados regímenes especiales, pueden ser exigibles otros libros. 

Libro registro de facturas emitidas o expedidas

- Se inscribirán, separadamente, una por una: las facturas o documentos sustitutivos expedidos por todas las operaciones sujetas al IVA.

Ello incluye: operaciones exentas y de autoconsumo, y facturas o documentos sustitutivos de rectificación.

No obstante, las facturas o documentos de facturación pueden: o Sustituirse por asientos resúmenes en los que se harán constar la fecha o periodo en que se hayan expedido, base imponible global, el tipo impositivo, la cuota global de facturas o documentos sustitutivos numerados correlativamente y expedidos en la misma fecha, y los números inicial y final de los documentos anotados, siempre que se cumplan simultáneamente los siguientes requisitos: 

(i) Que en los documentos expedidos no sea preceptiva la identificación del destinatario.

(ii) Que las operaciones documentadas se deban entender realizadas dentro de un mismo mes natural.

(iii) Que a las operaciones documentadas en ellos les sea aplicable el mismo tipo impositivo. 

Anotarse en varios asientos correlativos una misma factura cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

- Se consignarán: el número y, en su caso, serie, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria. Y en caso de que se aplique el criterio de caja, habrán de completarse algunos campos adicionales.

- En cualquier caso, se anotarán de forma separada de las restantes operaciones, las facturas o documentos sustitutivos rectificativos.

Libro registro de facturas recibidas

‐ Se anotarán las facturas, justificantes contables y documentos de aduanas, numeradas correlativamente, correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional.

- Se consignarán: el número de recepción, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del expedidor, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria. Y en caso de que se aplique el criterio de caja, habrán de completarse algunos campos adicionales.

- Aunque cada factura o documento deberá anotarse separadamente, sin embargo: 

Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA excluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA excluido.

Será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos. 

- La numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones que lo justifiquen. 

Libro registro de bienes de inversión

Deberán llevar este Libro registro los sujetos pasivos que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión, lo que en general ocurre cuando varía la regla de prorrata del IVA.

Se registrarán: 

  • Los bienes de inversión debidamente individualizados.
  • Los datos precisos para identificar las facturas y documentos de aduanas de cada bien.
  • Por cada bien individualizado se registrará: la fecha del comienzo de su utilización, la prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones. 

En los casos de entregas de bienes de inversión durante el período de regularización, se darán de baja del Libro registro los bienes correspondientes, anotando la referencia al asiento del Libro registro de facturas emitidas que recoge la entrega, así como la regularización de la deducción efectuada con motivo de la misma.

Libro registro de operaciones intracomunitarias (en caso de haberlas)

No es un libro que suela resultar obligatorio, y su objetivo es reflejar la situación de los bienes a que se refieren determinadas operaciones dentro de la Unión Europea (UE) en tanto no tenga lugar el devengo de las entregas o de las adquisiciones.

- Deben constar estos datos: operación y su fecha; descripción de los bienes, con referencia, en su caso, a su factura de adquisición o título de posesión; otras facturas o documentación relativas a las operaciones de que se trate; identificación del destinatario o remitente, indicando su número de identificación a efectos del IVA, razón social y domicilio; Estado miembro de la UE de origen o destino de los bienes; y plazo que, en su caso, se haya fijado para la realización de las operaciones mencionadas.

- Concretamente, se anotarán: 

  • El envío o recepción de bienes muebles corporales para la realización de informes periciales, valoraciones y dictámenes sobre los mismos.
  • Las transferencias que realice el sujeto pasivo de bienes corporales de su empresa con destino a otro Estado miembro, para afectarlos a las necesidades de la empresa en este último.
  • La afectación a las actividades desarrolladas por el sujeto pasivo en el territorio peninsular español e Islas Baleares, de los bienes que ha producido, adquirido o importado en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional en otro Estado miembro. 

En relación con el Impuesto sobre Sociedades (IS)

Las empresas contribuyentes del IS han de llevar los libros que desde el punto de vista contable son obligatorios, esto es, el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

El IS no exige la llevanza de ningún libro específico. 

En relación con el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

Las rentas derivadas del ejercicio de actividades económicas, obtenidas por empresarios individuales o profesionales residentes, tributan en el IRPF. Sus obligaciones contables y registrales dependen tanto del régimen de determinación del rendimiento neto como del tipo de actividad de que se trate, de acuerdo al siguiente esquema:

- Empresarios mercantiles en estimación directa normal: Contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.

- Empresarios no mercantiles en estimación directa normal y todos los empresarios en estimación directa simplificada:  

  • Libro registro de ventas e ingresos
  • Libro registro de compras y gastos
  • Libro registro de bienes de inversión 

- Profesionales en estimación directa, en cualquiera de sus modalidades: 

  • Libro registro de ingresos
  • Libro registro de compras y gastos
  • Libro registro de bienes de inversión
  • Libro registro de provisiones de fondos y suplidos 

- Empresarios y profesionales en estimación objetiva:

  • Libro registro de bienes de inversión (únicamente los contribuyentes que deduzcan amortizaciones).
  • Libro registro de ventas e ingresos (únicamente los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determine en función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales). 
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