13/02/2017 5 MINUTOS

La facturación y su importancia en el entorno pyme

Podemos decir, a grandes rasgos, que la facturación es la suma total de facturas de una empresa o pyme durante un periodo determinado de tiempo.

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Tipos de facturas


A) Tipos de facturas en función del contenido

 Sin lugar a dudas, son las que más se utilizan y nos resultan más habituales en la vida cotidiana.

 1. Ordinarias



Las facturas ordinarias son aquellas que informan de la actividad económica y son las más comunes. Es ese tipo de facturas normales que vemos cotidianamente y justifica la prestación de un servicio o venta de un producto.

2. Rectificativas



Las facturas rectificativas, como su nombre indica, son aquellas facturas que nos permiten rehacer un error a la hora de emitir una factura. Si se da el caso de que cometemos un error relativo al IVA o IRPF o en un dato cualquiera, bastaría con emitir una factura rectificativa que indique siempre su condición especial y qué factura está modificando.

 3. Recapitulativas



Las facturas recapitulativas nos permiten documentar de forma agrupada todas las facturas de un determinado período.
 Estas factura sirven para evitar tener que hacer un número elevado de facturas en un periodo determinado a un cliente en concreto. Caber remarcar que, para que la factura recapitulativa tenga validez, ha de sustituir a las anteriores.

 

B) Facturas en función de su valor

 No todas las facturas valen lo mismo. A continuación, indicamos el motivo con los diferentes tipos:

 1. Proforma



Este tipo de factura documenta una oferta, es decir, enviamos previamente la factura a la prestación de nuestros servicios o ventas de nuestros productos e indicamos cómo se facturará en el futuro.

Tenemos que tener en cuenta que las facturas proforma no aportan valor contable ni justifican los gastos. Normalmente incluyen la fecha máxima de validez y debe ser el cliente quien la acepte para poder convertirla en una factura normal.

 2. Copia



La copia es la factura que se queda su emisor. Contiene los datos de la factura original y sirve para su documentación.

Debido a que cada vez se utiliza más la factura electrónica, esta clasificación tenderá a ir desapareciendo.

3. Duplicado



El duplicado de factura no es más que la duplicación de la factura para su receptor. En caso de que este pierda la original, sirve de documentación de un movimiento para el receptor. La factura es emitida por el mismo emisor y con los mismos datos y debe indicar que se trata de un duplicado.

Al igual que la copia de la factura, tenderá a desaparecer debido a la factura electrónica.


C) Facturas en función de los requisitos

 En las facturas existen diversos datos que han de aparecer obligatoriamente, salvo determinadas excepciones que podremos omitir.

1. Completa

Es la que contiene todos los datos que se requieren para “construir” la factura modelo: los datos del emisor, el número de la factura, la fecha de la factura, los datos de la empresa o persona (en su defecto) a la que se dirige, el concepto de la factura, su importe, las retenciones del IRPF e IVA, la cantidad total a percibir y la forma de pago.

2. Simplificada



La factura simplificada es aquella que no requiere la inclusión de todos los datos de la factura completa, por lo que podremos omitir una serie concreta de datos. Por poner un ejemplo, negocios como restaurantes emiten una factura únicamente con sus datos.


 D) Facturas en función del medio de transmisión

 No hace mucho tiempo que la facturas se enviaban a la vieja usanza y de forma tradicional, pero cada vez se emplean más las llamadas facturas electrónicas.

1. Tradicionales



La factura tradicional es la que se envía por transporte o correo en formato papel o soporte físico.

2. Electrónicas



Las facturas electrónicas equivalen a la factura tradicional, pero, en lugar de ser enviadas en un formato físico, son enviadas mediante un fichero digital y firmado. En cuanto a la validez de esta factura, es la misma que la de la tradicional y no es necesaria su impresión.

Podemos clasificarlas en dos tipos:

 

  • De datos estructurados: facturas que han sido creadas con formatos adaptados a los sistemas de facturación que automatizan el proceso, como, por ejemplo, en formato XML.

 
  • De datos no estructurados: estas facturas son las que han sido creadas mediante formatos PDF.

Lógicamente, en el futuro, se espera que todo el proceso de facturación tienda a automatizarse hacia las facturas de datos estructurados para facilitar este proceso.



Desde el 15/01/2015, la factura electrónica es obligatoria en los contratos del sector público con el fin de esquivar la morosidad de los proveedores.

 ¿Cómo se hace una factura?

El consejo fundamental para hacer una factura es utilizar un software de facturación. Existen en el mercado diversas opciones a precios accesibles. Siguiendo el reglamento de facturación existente, podemos encontrar, incluso, algunos gratuitos. Lo ideal, por lo tanto, es elaborar nuestra propia facturación con algún software que contribuya a optimizar el trabajo.

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